11. September 2019 - Gründungsversammlung mit 19 Gemeinden
1. April 2020 - Aufnahme der Tätigkeit der Geschäftsführung und der Archivarinnen und Archivare
Juli 2021 - Aufnahme der Tätigkeit in den Gemeinden der Verwaltungsgemeinschaft Baunach
Januar 2022 - Aufnahme der Tätigkeit in der Gemeinde Bischberg
Januar 2023 - Aufnahme der Tätigkeit in der Gemeinde Litzendorf
Januar 2024 - Aufnahme der Tätigkeit in der Gemeinde Strullendorf
Der amtierende Landrat des Landkreises Bamberg ist Zeit seines Amtes 1. Vorsitzender des Vereins, derzeit Johann Kalb.
2. Vorsitzender ist momentan Thilo Wagner, 1. Bürgermeister der Gemeinde Stegaurach.
Die Vereinsgeschäfte werden von Christian Chandon geführt, die Geschäftsstelle befindet sich im Landratsamt Bamberg.
Von Renate Kühhorn, Leiterin des Fachbereichs Kultur und Sport im Landratsamt Bamberg, erhält der Verein organisatorische Unterstützung. Der Verein erhält fachliche Beratung durch das Stadtarchiv Bamberg und das Staatsarchiv Bamberg.
Die interkommunale Zusammenarbeit der beteiligten Gemeinden wurde durch die Regierung von Oberfranken mit einer Anschubfinanzierung gefördert.